Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns aufklären:
 

Verantwortliche Stelle

Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist die Books on Demand GmbH (In de Tarpen 42, 22848 Norderstedt, Deutschland, E-Mail: datenschutz@bod.ch, Tel.: +49 (0)40 – 53 43 35-0) verantwortlich.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen zum Zwecke der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitstellen. Dies können insbesondere Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten, u. a. Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen sowie ggf. Bankverbindungsdaten zur Reisekostenerstattung sein. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Daneben erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen und die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht zwingend erforderlich sind. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage Ihrer jederzeit widerrufbaren Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG.

Darüber hinaus können wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens personenbezogene Daten von Ihnen aus Karrierenetzwerken (z. B. XING, LinkedIn) sowie aus Webseiten mit beruflichem Kontext erheben, sofern diese personenbezogenen Daten dadurch öffentlich gemacht worden sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an der Erfassung zusätzlicher relevanter Informationen für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen.

Sofern wir Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung dazu einladen, einen Kennenlerntermin bei uns vor Ort zu verbringen, bitten wir Sie darum, eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterschreiben. Diese Vertraulichkeitsvereinbarung verarbeiten wir auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an dem Schutz unternehmensbezogener Informationen und personenbezogener Daten.

Sofern es zu einer Einstellung kommt, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Informationen zur Erstellung eines Arbeitsvertrags auf Basis von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie möglicherweise, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen. Diese längere Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage Ihrer jederzeit widerrufbaren Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG. Die Einwilligung ist grundsätzlich freiwillig und hat keine Auswirkungen auf andere laufende Bewerbungsverfahren.

Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten

Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich und übermitteln diese nicht an Dritte.

Im Zusammenhang mit E-Mails nutzen wir den Dienst Microsoft 365. Die Datenverarbeitung erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union. Mit dem Dienstleister Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist aufgrund der Zertifizierung von Microsoft unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss für die USA) sichergestellt.

Im Zusammenhang mit der Erstellung von Arbeitsverträgen werden wir durch die Libri GmbH (Friedensallee 273, 22763 Hamburg) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung unterstützt. Ggf. setzen wir weitere streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z. B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.

Datenlöschung

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmässig spätestens vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall. Wir löschen Daten auch, wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen.

Eine unterschriebene Vertraulichkeitsverpflichtung im Falle eines Besuchs bei uns bewahren wir für die Dauer von 3 Jahren auf, sofern im Einzelfall kein berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einer weiteren Aufbewahrung besteht.

Bewerbungen, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung nach einer Absage weiterhin aufbewahren, speichern wir für ein Jahr. Danach werden die Unterlagen gelöscht. Ihre Einwilligungserklärung zur weiteren Speicherung Ihrer Bewerbung bewahren für drei weitere Jahre zur Einhaltung unserer Rechenschaftspflichten i.S.d. Art. 5 Abs. 2 DSGVO auf.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen, z. B. bei Reisekostenabrechnungen. Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Automatisierte Entscheidungsfindung

Da die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen nicht auf einer ausschliesslich automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten, Vervollständigung unvollständiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) verarbeitet, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstösst. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmasslichen Verstosses geltend gemacht werden.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt. Nenne im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
Web: www.dsn-group.de